DokumentenManager der GFG SEIBT AG stehen für zwei Dinge im Büro: Professionelle Drucker, Scanner, Multifunktionsgeräte und Prozesse und Maßnahmen, (= Dokumentenmanagement) die die Menschen von nervtötenden Routinearbeiten befreien. Damit sorgen sie dafür, dass Büroabläufe automatisiert werden und mit Zeitersparnis und höherer Präzision dem Unternehmen und den Mitarbeitern zugute kommen. Denn ohne Büroautomation wird es immer schwieriger die Herausforderungen der Zukunft zu meistern.
In unseren Blogbeiträgen können Sie ihn immer wieder vom DokumentenManager lesen. Aber was genau ist denn ein DokumentenManager? Und wie unterscheidet er sich von einem Software- oder Hardwareberater? Zentraler Punkt ist der zunehmende Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement in den mittelständischen Betrieben. Dies brachte eine komplett neue Sitation. Büroautomatisierung: Weder traditionelle Hardwareverkäufer noch der typische IT-Berater sind der neuen Entwicklung gewachsen. So reagierte die FH Rosenheim und die FH Kufstein und bietet seit 2018 eine Spezialausbildung, an der bereits viele unserer Fachberater erfolgreich teilgenommen haben. Und die Entwicklung geht noch weiter – mittlerweile gibt es auch den Ausbildungsberuf Kaufmann für Digitalisierungsmanagement. Die Zeichen der Zeit wurden verstanden: Ob Sie es Büroautomation oder Digitalisierung nennen: Ohne Dokumentenmanagement geht es in Zukunft nicht mehr.
Der DokumentenManager – eine Abgrenzung.
Im Gegensatz zum reinen Softwareberater kennt ein Dokumentenmanager auch die für ein Dokumentenmanagement (DMS) notwendige Hardwareausstattung sehr genau. Im Gegensatz zu einem Hardware-Verkäufer steht beim DokumentenManager die zu lösende Aufgabenstellung im Unternehmen im Vordergrund.
Nur wenn man beide Welten kennt kann man ein DMS wirklich realistisch und bezahlbar einrichten. Denn DMS ist keine reine Softwarelösung, ebenso wenig wie man DMS nur mit besserer Hardwareausstattung erkaufen kann. Größere Festplatten oder schneller Server, eine teure Software oder mehr Lizenzen – all das wird keinen einzigen Prozess wirklich verbessern. Die Lösung ergibt sich erst aus der sinnvollen Kombination.
Der DokumentenManager – ein Vermittler zwischen den Welten.
Zwischen der Organisation des Büros mit seinen Abläufen, Prozessen und Anwendern und dem Leiter der EDV Abteilung ist die Position des DokumentenManagers notwendig, um die wichtige Verzahnung der beiden Bereiche herzustellen. In vielen Fällen ist es immer schwieriger die Vorstellungen und Notwendigkeiten in der Büroorganisation mit den Möglichkeiten der EDV in Übereinstimmung zu bringen. Da wird auch oft aneinander vorbeigeredet oder Missverständnisse blockieren wichtige Projekte. Der Dokumentenmanager übersetzt die Anforderungen aus der kaufmännischen Verwaltung in sinnvolle Projekte für die IT-Abteilung. Im Gegenzug kann er die technischen Erfordernisse aus der IT in verständliche Regeln für die Anwender übersetzen.
Was muss ein Dokumentenmanager können?
Eigentlich ist es schon ein eigenes Berufsbild und erst viel praktische Erfahrung machte einen Dokumentenmanager aus. Denn die Herausforderungen kommen aus vielen Bereichen:
- Kaufmännische Grundausbildung ist Voraussetzung
- Vertragsrecht, Finanzierungsmethoden
- Detaillierte Kenntnisse zur aktuellen Hardware und Software
- Servicekalkulationen, Seitenpreiskalkulationen
- Grundausbildung zum Projekt Management
- Grundlagen für Prozessanalyse und Prozesssteuerung im Office
- Analysemethoden, Beratung und Moderation
Fazit: Ein Dokumentenmanager bringt genau die Welten zusammen, die nötig sind den Übergang in die digitale Zukunft zu ermöglichen, denn er kennt beide Brückenköpfe der Brücke hinüber in das moderne Zeitalter. Hardware und Software, Papier und digitale Dokumente.
Der Dokumentenmanager hilft: Schritt für Schritt zur praktischen Umsetzung
Was ist der »Status-quo«? Im Laufe der Jahre ist Ihre Organisation gewachsen. In immer mehr Abteilungen wurden spezialisierte Software-Lösungen angeschafft. Versuche, diesen Wildwuchs mittels einer alles umfassenden Organisations-Software zu reduzieren ist sehr häufig an der zugrunde liegenden Komplexität gescheitert. So werden Dokumente an unterschiedlichen Stellen mit unterschiedlichster Software archiviert und zugänglich gemacht. So bekam eventuell die FIBU oder die Warenwirtschaft ein Dokumentenarchiv. Aber der Rest der Prozesse blieb ausgeschlossen.
Unser Arbeitsansatz: Wir bieten Ihnen nicht die nächste Version einer Super-Software, sondern konzentrieren uns auf Ihre Dokumente – egal ob Lieferschein, Rehnung, Angebot oder Laufzettel. Wir sorgen dafür, die jeweilige Software (z.B. FIBU) die benötigten Dokumente zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bei der richtigen Person verfügbar machen kann. Dass Workflows hinterlegt sind, die unmissverständlich klar machen, wer was wann zu tun hat. Das ein flüssiger Wechsel zwischen digitaler und anloger Welt (z.B. Hadcopies oder eingehende Papierdokumente) stressfrei stattfinden kann. Das alles an einm Ort, einem Zentralarhiv gespeichert wird. Das alle rechtlichen Vorgaben eingehalten sind: Aufbewahrungsfristen, DSGVO, GoDB etc. Und vor allem: Das jedes Dokument auf schnellstem Weg auffindbar ist.
Machen Sie Ihre Dokumente unabhängig von wechselnden Programmen und Kommunikationsservern durch die Nutzung eines stabilen Zentralarchivs. Befüllt wird das Archiv durch die automatische Erfassung der verarbeiteten Dokumente.
Wir möchten Ihnen einen konkreten Weg zum Ziel vorschlagen:
1. Handlungsbedarf erkennen
Zuallererst finden Sie unter »Handlungsbedarf – ja oder nein?« einige Punkte, die Sie für Ihr Unternehmen in Beobachtung nehmen können. Erster Schritt also Beobachtung.
2. Kostenfreie Basis-Beratung in Anspruch nehmen
Wenn Sie feststellen, dass konkreter Bedarf vorhanden ist, dass es Themen gibt zu denen Sie mehr Informationen benötigen, dann nutzen Sie unsere strukturierte Basisberatung für die Klärung. Selbst wenn Sie anschließend entscheiden, dass Dokumentenmanagement noch nicht Ihr Thema ist, werden Sie unzählige Hinweise für eine Organisations-Optimierung erhalten.
3. Erster Arbeitstermin (Interviewgespräch)
In einem ersten Interview lernen Sie unsere DokumentenManager kennen und können anhand einer ersten Aufgabenstellung testen, was unsere DokumentenManager leisten und anbieten können.
Startworkshop
Eine aktuelle Herausforderung als Test für die Umsetzung
4. Workshoptermin vereinbaren
Nun geht es schon konkreter weiter. Sie kennen nun konkrete Aufgabenstellungen und wollen das Projekt angehen. In einem ersten Workshop wird nun eine Projektbeschreibung erstellt, die alle Teilprojekte erfassen und beschreiben soll, einen ungefähren zeitlichen Ablauf beschreibt und die notwendige Ausstattung an Hardware, Software. Modulen und Lizenzen für ein erstes Angebot festlegt.
Intensivworkshop
Konkrete, detaillierte Arbeit an Prozessen der Büroautomatisierung.
Weiterführender Blogartikel:
Digitale Transformation: Schritt für Schritt in die Zukunft.
Unser Konzept für den Weg in die digitale Transformation umfasst drei Schritte. Digitalisierung und Automatisierung im Büro schaffen die Voraussetzungen für die Themen der digitalen Transformation: Collaboration (agiles Teamwork auf Basis überall verfügbarerer Informationen), Cloud-Computing (Unabhängigkeit der Arbeit von einem bestimmten Ort) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung der Daten und Dokumente auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).
