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Digital Works - auf Papier war alles leichter!

Digital Works – aber auf Papier war alles leichter!

Digital Works bzw. Dokumentenmanagement sind zwar in aller Munde – aber nicht selten stoßen DMS-Projekte auf Widerstände wenn es um die Einführung neuer Arbeitsabläufe geht oder um Umstellung auf eine neue Arbeitsweise. Hier helfen nur die Beteiligung der Betroffenen bereits an der Vorbereitung des Projekts und beharrliches Üben.

Die aktuelle Hirnforschung bestätigt, was schon lange vermutet wurde. Unser Hirn lernt durch Wiederholen. Beim ersten Verstehen legt unser Gehirn einen kleinen Trampelpfad an, der erst durch beständiges Einüben langsam zu einem befestigten Weg oder gar zu einer Autobahn wird. So ist es leicht nachvollziehbar, dass die besten digitalen, aber neuen Arbeitsmethoden anfangs nicht so recht in Schwung kommen. Denn ihre Trampelpfade stehen den Autobahnen seit Jahren angewendeter Methoden gegenüber. Da ist es mehr als verständlich, wenn uns in der ersten Zeit der Nutzen der Digitalisierung noch nicht so recht wahrnehmbar wird.

Worum es bei Digital Works geht: Eine Rechnung kommt per Post. Kuvert öffnen, Rechnung kopieren, Eingangsstempel und Kopie-Stempel auf die beiden Dokumente setzen und dann ab ins Eingangskörbchen. Bis der Kollegen es dann abholt schlummert die Rechnung dort und parallel eintreffende Rückfragen in anderen Abteilungen würden erst mal unbeantwortet bleiben. Dann wird die Rechnung geholt, beide Kopien gehen in die Buchhaltung, eine weitere Kopie wird erstellt und geht an die Fachabteilung zusammen mit einem Genehmigt- und Kontierungsstempel. Und wieder liegen die mittlerweile drei Dokumente und harren der weiteren Verarbeitung. Die Bauchhaltung erfährt erst, dass die Fachabteilung die Belege bearbeitet hat, wenn das Dokument wieder physisch dort eintrifft. Und so geht es weiter, bsi nach der Zahlung dann auch noch die verschiedenen Kopien an verschiedenen Orten abgelegt werden. Fachabteilung, Buchhaltung, eventuell noch Geschäftsführung oder Steuerberater.

Digital Works vereinfacht so vieles und erscheint anfangs trotzdem so schwer?

Mit Digital Works verschwinden die Stempel und die Scanner halten Einzug. Statt einfach das Stempelkissen zu betätigen ist es nun die Scantaste am Multifunktionssystem. Dann „verschwindet“ das Dokument in der Erfassung des DMS und der Anwender bleibt zurück mit einem eigentlich „übrig gebliebenen“ Stück Papier. Kein Eingangskorb auf dem Tisch, keine Ausgangskorb, kein Stempelkissen zeugen mehr von der Hände Arbeit. Nur ein Rauschen des Scanners und eventuell ein Piepton, der anzeigt, dass alles gescannt ist. Da mag es nicht verwundern, dass der Anwender etwas verloren zurückbleibt und sich verunsichert fragt, ob das nun auch alles auch so richtig abläuft. In der Buchhaltung gibt es kein Eingangskörbchen mehr, das einen morgens begrüßt und Abends durch seine Leere von einem erfolgreichen Tag zeugt. Man startet sein System, erhält automatisch die Aufgaben für den und muss nichts mehr in anderen Abteilungen suchen, nicht mehr mit Kollegen diskutieren, wer was wann wo abgelegt hat. Alles in Ordnung also? Oft mitnichten, denn vielen Anwendern fällt die Umstellung anfangs schwer und zunächst füllt man die frei gewordene Zeit nicht mit wertvolleren Aufgaben, weil im Rahmen der Umstellung nur die involvierten Prozesse betrachtet wurden, aber nicht die Auswirkungen auf die gesamte Arbeit.

Aus Betroffenen Beteiligte machen und Freiräume durch »wertvolle« Tätigkeiten füllen.

Ein DMS-System ist im Unternehmen nicht dadurch erfolgreich, dass es störungsfrei auf dem Server läuft. Der wirkliche Nutzen stellt sich erst ein, wenn die Beteiligten die Vorteile von Digital Works erfahren und neue Methoden umsetzen können. Das erfordert Aufklärung, Erklärung und Einweisung. Anfangs regelmäßige Besprechungen, um erste Erfahrungen zu besprechen, helfen enorm bei der Akzeptanz. Den Anwender zu Beginn nicht mit dem System allein lassen. Es wird zu Rückfragen kommen, es wird unweigerlich ein Fehler vorkommen. Aber wenn das zeitnah korrigiert wird, wenn auch das System eventuell angepasst wird, dann fühlt sich der Einzelne als Bestandteil einer gemeinsamen Veränderung und wird nicht von ihr überrollt.

Auf Papier war vieles einfach gewohnt, aber es war unsicherer, mühsamer und fehlerbehafteter als in der Digitalisierung. Aber auch an den Vorteil müssen wir uns erst gewöhnen. Wie heißt es doch: Gewohntes Unglück liegt uns manchmal näher als ungewohntes Glück. (Der Spruch trifft auf vieles in unserem Leben zu.)

Digital Works – schon mal davon gehört: »Salutogene Arbeit«

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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