PDF‑Rechnungen per E‑Mail laufen aus – und zwar schneller, als vielen bewusst ist. Ab dem 01.01.2027 gelten sie im B2B‑Bereich nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der E‑Rechnungspflicht; zulässig sind nur noch strukturierte, maschinenlesbare XML‑E‑Rechnungen nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Aber viele Unternehmen haben die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen immer noch nicht geschaffen. Die Zeit drängt jetzt!

1) Ihre PDF-Rechnung ist zwar »digital« aber ab 01.01.2027 kein Geld mehr wert!

»Wir verschicken doch schon elektronische Rechnungen, das passt doch.«

Genau dieser Satz bringt viele Unternehmen in eine gefährliche Scheinsicherheit. Eine PDF‑Rechnung im Anhang einer E‑Mail mag „digital“ wirken, erfüllt aber ab 2027 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen an eine gültige E‑Rechnung. Ab diesem Zeitpunkt gilt: Wer keine korrekte XML‑E‑Rechnung liefern oder empfangen kann, muss sich im klaren sein, dass seine Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden – mit unmittelbaren Folgen für Liquidität, Buchhaltung und Compliance.

2) Die Uhr tickt: Ende dieses Jahres ist Schluss mit PDF-Rechnungen!

Bis 31.12.2025 dürfen PDF‑Rechnungen per E‑Mail im B2B‑Bereich noch verwendet werden, danach ist Schluss. Die Regel lautet dann klar: Zulässig sind ausschließlich strukturierte XML‑E‑Rechnungen nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD‑EN‑Profil. Diese Dateien enthalten alle Rechnungsdaten maschinenlesbar, können automatisiert verarbeitet werden und sind auf die Anforderungen von Finanzverwaltung und GoBD ausgerichtet.

Für die Praxis heißt das:

• Ein reines PDF – auch mit perfektem Layout – ist ab 01.01.2027 keine gültige Rechnung mehr.
• Unternehmen, die weiterhin PDF‑Anhänge versenden, verstoßen gegen die E‑Rechnungspflicht.
• Geschäftspartner werden Rechnungen zurückweisen oder zusätzliche E‑Rechnungen anfordern, was unmittelbar zu Verzögerungen bei Zahlungseingängen führt.

3) Es geht aber noch weiter: Ohne positive E-Rechnungs-Validierung gilt selbst eine E-Rechnung als nicht geschrieben!

Eine E‑Rechnung ist nicht allein deshalb gültig, weil sie im XML‑Format vorliegt. Der BMF‑Anwendungserlass verlangt, dass der XML‑Datensatz formal und inhaltlich validiert wird – erst dann gilt die E‑Rechnung als ordnungsgemäß. Fehlerhafte, unvollständige oder nicht prüfbare XML‑Dateien gelten ausdrücklich nicht als Rechnung.

Die Konsequenz ist drastisch:

• Ohne gültige, formal und inhaltlich validierte XML‑Rechnung droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.
• Fehlerhafte XML-Datensätze gelten nicht als Rechnung.
• Ein nicht prüfbares XML bedeutet: keine anerkannte Forderung, kein Geld.
• Wer eingehende E‑Rechnungen nicht selbst validiert, übernimmt ungeprüfte Risiken in seiner Buchhaltung und erhält die Quittung dafür spätestens beim nächsten Steuerabschluss.

Oder zugespitzt: Ein PDF oder ein fehlerhaftes XML = keine Rechnung = kein Geld.

4) Die gefährliche Lücke: Viele Unternehmen sind noch nicht e‑rechnungsfähig

Nach einem Jahr E‑Rechnungspflicht zeigt sich eine alarmierende Lücke zwischen Gesetz und Wirklichkeit. Typische Befunde in der Praxis:

• Ausgangsrechnungen werden noch immer als PDF erzeugt; XML‑E‑Rechnungen können gar nicht oder nur falsch erstellt werden.
• Eingehende E‑Rechnungen werden häufig weder technisch noch fachlich validiert, sondern »irgendwie gebucht«.
• Eine GoBD‑konforme, revisionssichere Ablage des XML‑Originals fehlt in vielen Unternehmen vollständig.

Das Ergebnis: erhebliches steuerliches Risiko, unklare Datenlage, erhöhter Prüfaufwand – und im Ernstfall Liquiditätsengpässe, weil Zahlungen blockiert oder Vorsteuer gekürzt werden.

5) Der Rechnungsversand per E‑Mail verschwindet – sichere Übertragungswege werden Pflicht

Mit der E‑Rechnungspflicht geht auch ein gewohnter Kommunikationsweg zu Ende: Die E‑Mail mit Rechnungsanhang. Künftig müssen XML‑E‑Rechnungen über sichere, standardisierte Übertragungswege versendet werden. Als zentrale Infrastruktur setzt sich dabei PEPPOL durch, flankiert von weiteren geprüften Transfermethoden.

Das hat Folgen:

• ERP‑, Fibu‑ und DMS‑Systeme müssen an entsprechende Gateways angebunden werden.
• Versand, Empfang und Protokollierung von E‑Rechnungen werden technischer – und revisionssicher dokumentiert.
• »Schnell mal eben die Rechnung mailen« wird ersetzt durch standardisierte, automatisierte Übertragungsprozesse.
• Die Einrichtung dieser Übertragungswege erfordert Expertise – und vor allem Zeit.

6) Engpass voraus: Zu viele Pflichten, zu wenige Spezialisten

Die Umsetzung einer rechtssicheren E‑Rechnungslandschaft betrifft gleich mehrere Bereiche: Buchhaltung, Steuerberatung, IT, ERP, DMS, Compliance und Geschäftsführung. Gleichzeitig ist die Zahl der Dienstleister, die all diese Aspekte wirklich interdisziplinär abdecken können, begrenzt.

Viele Unternehmen haben das Thema noch nicht zur Chefsache gemacht – ein kritischer Fehler bei einem Stichtag wie dem 31.12.2026. Wer erst im letzten Moment reagieren will, wird mit ausgebuchten Beratern, langen Projektlaufzeiten und Notlösungen konfrontiert sein.

7) Was jetzt konkret passieren muss:

Damit aus dieser Warnung konkrete Handlungsschritte werden, braucht es einen strukturierten Ansatz – und zwar sofort:

• Systemcheck von ERP und DMS Prüfen, ob Ausgangsrechnungen als gültige XML‑E‑Rechnungen erzeugt werden können und ob alle Pflichtfelder abgebildet sind.
• Validierung für ausgehende und eingehende XML‑Rechnungen einrichten Einsatz von Validierungstools, die technische und fachliche Prüfungen automatisiert durchführen und Protokolle erzeugen, um Fehler mit ERP‑ bzw. Lieferantenpartnern gezielt zu beheben.
• GoBD‑konforme Archivierung sicherstellen Aufbau oder Erweiterung eines DMS, das das XML‑Original rechtssicher archiviert und Prüfprozesse unterstützt – zum Beispiel mit einer Dokumentenmanagement‑Lösung wie DocuWare Cloud.
• Sicheren Übertragungsweg definieren und implementieren Anbindung an PEPPOL oder vergleichbare Lösungen, etwa über spezialisierte Services wie TRAFFQX, um E‑Rechnungen ohne Medienbrüche und manuelle Umwege zu versenden und zu empfangen.
• Organisation und Verantwortung klären Festlegung, wer im Unternehmen fachlich, technisch und steuerlich verantwortlich ist – und wie Prozesse sauber ineinandergreifen.

8) Wie die GFG SEIBT AG unterstützt:

Die GFG SEIBT AG begleitet Unternehmen seit Jahren in den Feldern Digitalisierung, Dokumentenmanagement, Compliance und Prozessoptimierung – und bündelt damit genau die Kompetenzen, die für die E‑Rechnungspflicht nötig sind.

Im Rahmen einer kurzen, kostenlosen Erstberatung werden:

• Ihr aktueller Status und unmittelbarer Handlungsbedarf analysiert,
• technische und organisatorische Optionen aufgezeigt,
• und ein realistischer Fahrplan entwickelt, wie Sie rechtssicher bis spätestens 31.12.2026 auf E‑Rechnung umstellen können.

Der Brandbrief‑Charakter dieses Blogartikels ist bewusst gewählt: PDF‑Rechnungen per E‑Mail verschwinden – und mit ihnen ein jahrelang gewohnter »Standard«. Wer in den nächsten Wochen handelt, sichert sein Unternehmen ab und gewinnt nebenbei effizientere, transparentere Prozesse.

Wer weiter abwartet, riskiert ab 2027 keine Rechnung = kein Geld.