Einfache Arbeitsplatzscanner sind oft nur lokal angebunden und für geringe Mengen geeignet. Professionelle Scanner arbeiten schneller, zuverlässiger und lassen sich direkt in zentrale Archiv- und Workflow-Systeme integrieren.

High-Speed-Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion, automatischer Leerseitenlöschung und Mehrfacheinzugserkennung ermöglichen eine schnelle Verarbeitung. Damit lassen sich ganze Archive innerhalb kurzer Zeit digitalisieren und zentral speichern.

Multifunktionsgeräte sind Allrounder für Drucken, Kopieren und Scannen, bei Massendigitalisierungen bieten sie sogar schnellere Erfassung als herkömmliche Dokumenten-Scanner. Hier sind bis zu 300 Seiten (Duplexbetrieb) pro Minute möglich. Bei Highend-Geräten als reine Scanner ist das nur bei wenigen sehr teuren Geräten möglich.  Hier ist es ideal die Mehrfach-Nutzung eines zentralen Multifunktionsgeräts zur besseren Amortisation zu bevorzugen. Professionelle, reine Dokumentenscanner im Gegenzug häufig besser in der Lage Sonderformate, schlecht erkennbare Dokumente, Kreditkarten und andere sehr dicke, stabile Medien zu verarbeiten.           
Neu in diesem Zusammenhang: Die neue Ricoh-Serie mit Multifunktionsgeräten, die im Gerät eine professionellen Scanner integriert haben, der diese Vorteile der reinen Scanner ebenfalls mitbringt. (Ab Herbst 2025)   

Neuankündigung: Weltneuheit Ricoh Mulifunktionssysteme

Die Ricoh SD-Serie verfügt über einen revolutionären neuen Single-Pass-Dokumenteneinzug (SPDF) für schnelle und einfache Dokumentendigitalisierung, der das Einziehen und Scannen von unterschiedlichen Medientypen unterstützt und somit die flexibelsten Einzugsmöglichkeiten für einen Büro-MFP bietet, der derzeit auf dem Markt ist.

→ Effizientes Scannen: SPDF mit bis zu 200 Bildern/Min. - ideal für große Dokumentenmengen

→ Cloud-ready: Direkte Anbindung an Dienste wie SharePoint™

PDF/A ist ein ISO-Standard, der sicherstellt, dass Dokumente auch nach Jahrzehnten unverändert lesbar bleiben. Er erfüllt zudem rechtliche Anforderungen für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen.

PDF/A-1 eignet sich für einfache Archivierung, PDF/A-2 für komplexere Dokumentstrukturen, und PDF/A-3 erlaubt eingebettete Dateien. Welche Variante genutzt wird, hängt von Branche und rechtlichen Vorgaben ab.

Das sind de aktuell bestehenden Varianten und deren Einsatz und Bedeutung:

Überblick: PDF/A-Standards und Untervarianten

PDF/A ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Es gibt derzeit drei Hauptversionen – PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 – und innerhalb jeder Version Untervarianten (a, b, u).

PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005)

Die erste Version, basierend auf PDF 1.4. Ziel: Sicherstellen, dass Dokumente über Jahrzehnte lesbar bleiben.

→ PDF/A-1a ("accessible")

Beinhaltet semantische Struktur und Unicode-Textabbildung.

Texte sind durchsuchbar, barrierefrei und für Screenreader nutzbar.

Eignet sich für zugängliche Dokumente, die auch inhaltlich strukturiert verstanden werden sollen (z. B. juristische Texte, wissenschaftliche Arbeiten).

→ PDF/A-1b ("basic")

Stellt nur die visuelle Reproduzierbarkeit sicher.

Keine semantische Struktur, keine garantierte Textdurchsuchbarkeit.

Hauptsächlich für Scans und bildbasierte Dokumente.

PDF/A-2 (ISO 19005-2, 2011)

Basierend auf PDF 1.7, bringt viele Verbesserungen gegenüber PDF/A-1.
Unterstützt Transparenzen, JPEG2000-Kompression, Ebenen, OpenType-Schriften, eingebettete digitale Signaturen und eingebettete Dateien (außer PDF/A selbst).

→ PDF/A-2a

Vollständig wie 1a, inkl. semantischer Struktur + Unicode.

Für Dokumente, die barrierefrei und strukturiert sein müssen.

→ PDF/A-2b

Fokus auf visuelle Reproduzierbarkeit (wie 1b).

Am häufigsten im geschäftlichen Umfeld eingesetzt, weil viele Scanner direkt 2b erzeugen.

→ PDF/A-2u

Erweiterung: Sicherstellung, dass alle Texte in Unicode vorliegen.

Macht Dokumente zuverlässig durchsuchbar und extrahierbar.

Geeignet für Workflows mit OCR-Erkennung und Volltextsuche.

PDF/A-3 (ISO 19005-3, 2012)

Basierend ebenfalls auf PDF 1.7, erweitert die Möglichkeiten von PDF/A-2.
Besonderheit: beliebige Dateiformate dürfen eingebettet werden (z. B. XML, CSV, Word, E-Invoice XML).

Dadurch für viele neue Anwendungsfälle interessant, z. B. elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X).

→ PDF/A-3a, 3b, 3u

Gleiche Abstufungen wie bei PDF/A-2 (a = zugänglich, b = visuell, u = Unicode).

3b wird häufig im Dokumentenmanagement eingesetzt, 3u im Rechnungswesen.

PDF/A-4 (ISO 19005-4, 2020)

Neueste Version, basiert auf PDF 2.0.
Bietet vereinfachte Profile: statt "a, b, u" gibt es PDF/A-4, PDF/A-4e (engineering), PDF/A-4f (file attachments).

→ PDF/A-4:

Basis, erfüllt die wichtigsten Archivierungsanforderungen.

→ PDF/A-4e:

Erweiterung für technische Dokumente (CAD, Modelle, Engineering).

→ PDF/A-4f:

Erlaubt die Einbettung beliebiger Dateien für Langzeitarchivierung.

Die PDF-Formate im Überblick:

In der Praxis für Scanner gilt:

PDF/A-1b oder 2b → Standardausgabe bei Massendigitalisierung von Papierdokumenten.

PDF/A-2u → optimal, wenn OCR genutzt wird und Volltextsuche wichtig ist.

PDF/A-3 → wenn zusätzlich strukturierte Daten eingebettet werden (z. B. XML bei Rechnungen).

PDF/A-4 → modernster Standard, aktuell aber noch weniger verbreitet.

OCR erkennt Text in eingescannten Bildern und wandelt ihn in durchsuchbare Daten um. So lassen sich Dokumente später schnell auffinden und besser weiterverarbeiten.

KI-Systeme können nicht nur Texte erkennen, sondern auch Inhalte interpretieren. Sie extrahieren automatisch relevante Daten wie Beträge, Kundennummern oder Rechnungsnummern und übergeben sie an Fachanwendungen.

Netzwerkfähige Scanner senden Dateien direkt an zentrale Server oder Cloud-Speicher. Viele Systeme bieten zudem Schnittstellen oder Zusatzsoftware für die direkte Übergabe ins DMS oder ERP. Zusätzlich ermöglichen spezielle Scanprogramme die Aufbereitung der im Dokument enthaltenen Informationen zu separaten Einträgen in Felder von Datenbanken.

Professionelle Geräte scannen zwischen 40 und 300 Seiten pro Minute, oft im Duplex-Verfahren. Dadurch lassen sich auch große Papiermengen in kurzer Zeit verarbeiten.

Moderne Scanner bieten flexible Einzugsoptionen und spezielle Halterungen. So können auch ungewöhnliche Formate zuverlässig eingelesen und digital archiviert werden. Vor allem die neue SD-Serie von Ricoh bietet die Neuheit einer Kombination von flexiblen Scanner und leistungsfähigen Multifunktionsgerät. (siehe Frage 3.)

Nur mit Netzwerkfähigkeit können Scanner Daten direkt an Server, DMS oder Cloud-Systeme senden. Das spart Umwege über lokale PCs und reduziert Fehlerquellen. Ansonsten muss immer ein lokaler Arbeitsplatz-PC zwischengeschaltet werden, der permanent Daten empfangen kann. Viele Standard-Scan-Programme, die bei den Scannern mitgeliefert werden, sind nicht geeignet für den Einsatz an einem zentralen Server.

Die Übertragung erfolgt meist verschlüsselt über sichere Netzwerkprotokolle. So wird sichergestellt, dass sensible Dokumente geschützt bleiben.

In Deutschland sind vor allem die GoBD relevant, die eine revisionssichere und unveränderbare Ablage vorschreiben. Scannerlösungen mit PDF/A-Ausgabe erfüllen diese Vorgaben zuverlässig.

Ja, mobile Scanner oder Scan-Apps ermöglichen die direkte Erfassung von Belegen, Formularen oder Ausweisen. So gelangen die Daten sofort ins zentrale System – ohne Umwege über Papier. Oft gibt es gleich passende Apps für Android und iOS-Systeme.

KMU benötigen oft flexible Geräte für gemischte Dokumentenmengen. Behörden setzen dagegen häufig auf Hochleistungsscanner mit besonderen Sicherheits- und Archivanforderungen. Zudem haben Behörden im Bereich der Digitalisierung von Altakten hohe Anforderungen bei der Verarbeitung sehr alter Unterlagen.

Je nach Leistungsklasse liegen die Preise zwischen 500 € und mehreren Tausend Euro. Entscheidend sind Geschwindigkeit, Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit.

Es gibt viele herstellerspezifische Scanprogramme die die Geräte der jeweiligen Hersteller unterstützen. Daneben auch herstellerübergreifende Softwarelösungen. Sie ermöglichen erweiterte Texterkennung, automatische Klassifizierung und Übergabe an nachgelagerte Systeme. So wird der Scanner zu einer integrierten Lösung.

Scanner mit Ultraschallsensoren erkennen Mehrfacheinzüge und stoppen den Prozess automatisch. Leerseiten können per Softwareerkennung direkt entfernt werden. Daneben gibt es noch Qualitätsverbesserungen wie z.B.: Hintergrundkontrolle, Geraderichtung, Lochrandentfernung, Seitenrandentfernung, Entfernung von Verschmutzungen und Störungen.

Das hängt vom Umfang ab – mit High-Speed-Scannern lassen sich mehrere Tausend Seiten pro Tag verarbeiten. Bei großen Archiven empfiehlt sich ein professioneller Digitalisierungsdienstleister. Aber die Nachverarbeitung ist der Flaschenhals, denn oft können die Daten nicht einfach so abgelegt werden.

Hier bietet die GFG SEIBT AG Scan-Dienstleistungen an, die selbst aufwändige Unterlagen erfassen hilft.