Prozessautomatisierung beschleunigt Geschäftsprozesse und steigert die Produktivität im Unternehmen. Allerdings ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Mit digitalisierten Dokumenten wird die Automatisierung erst möglich. Denn Papier geht leicht verloren oder ist schwer auffindbar.

Seit Jahren werden nicht nur Produktionsprozesse automatisiert, auch der Austausch von Informationen und Dokumenten unterliegt zunehmend der Prozessautomatisierung. Anders wären die Anforderungen an Produktivität und Geschwindigkeit, die großen Datenmengen und die zahlreichen gesetzlichen Vorschriften nicht mehr zu bewältigen. Große Unternehmen nutzen dieses Potenzial schon seit Jahren: Der Kunde informiert sich online, füllt den Vertrag online aus, unterschreibt online und erhält sofort seine Auftragsbestätigung. Rechnungen lädt er sich selbst aus dem Kundenportal herunter. Wir alle nutzen das regelmäßig und ohne die Automatisierung der Prozesse bei Amazon und Co. würden wir viele Dinge gar nicht mehr erledigen können. Wir schätzen die Einfachheit und Zuverlässigkeit dieser Prozesse. Aber wenn wir auf unser eigenes Unternehmen schauen, merken wir, dass wir vieles ungeregelt lassen. Der große Irrtum ist, dass Automatisierung etwas für die ganz Großen ist und nicht für den kleinen Mittelstand.

Prozessautomatisierung ist heutzutage in fast jedem Unternehmen möglich und erschwinglich.

Die Großen haben es vorgemacht und mittlerweile gibt es von Anbietern wie @Docuware Anwendungen, die sich auch in kleineren Unternehmen amortisieren und lohnen. Längst geht es nicht mehr um die notwendige Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, sondern um echten Nutzen für Kunden und Mitarbeiter und damit um mehr Erfolg und mehr Ertrag. Von einem Unternehmen, das seine Dokumente im Griff hat, Informationen zeitnah und zuverlässig liefert und Dinge regelt, ohne dass man erst nachfragen muss, kauft man gerne und bleibt ihm als Kunde treu. Doch vor dem Erfolg steht der Weg über die Digitalisierung hin zur Gestaltung von Workflows. Aber der Weg ist gangbar, wie viele Erfolgsgeschichten zeigen. Entscheidend für den Erfolg sind die Vorbereitung und Zielsetzung des Projektes sowie die Einbindung der Beteiligten.

Digitalisierung ist nicht die Lösung, sondern die Voraussetzung für Automatisierung.

Sind die Informationen erst einmal digital vorhanden, mit digital lesbaren Informationen angereichert und mit den notwendigen Dokumenten und Aufgaben verknüpft, ist man in der Welt der Workflow-Programme angekommen. Das Workflow-Management-System, kurz WMS genannt, erweitert das DMS um viele wichtige Funktionen. Nun ist es möglich, Entscheidungen treffen zu lassen, Daten zu prüfen, Beträge nachzurechnen, Termine zu setzen und vor allem andere Systeme zu informieren bzw. wichtige Informationen von dort abzuholen.

Statt alles neu tippen, Import- und Exportschnittstellen nutzen.

Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für eine schnelle Interaktion mit Ihren anderen Unternehmensanwendungen, um die Prozessautomatisierung voranzutreiben. Ein Dokumentenmanagement- und Workflow-System ist Teil Ihrer IT-Software-Infrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungssystemen, Warenwirtschaftssystemen, Finanzbuchhaltungssystemen und Fachanwendungen verbunden. Eine Rechnung wird nun nicht nur im Eingangsrechnungsworkflow erfasst und geprüft, sondern nach erfolgter Zahlung wird das führende ERP-System durch einen Eintrag in seiner Datenbank über den Abschluss des Vorgangs informiert. Ebenso kann bei Wareneingängen die Bestellung im ERP-System nach Mengen und Terminen abgefragt und auf Vollständigkeit und Pünktlichkeit geprüft werden.

Langweilige Routine übernimmt die Prozessautomatisierung.

Jeder Prozess im Unternehmen, der Informationen empfängt oder sendet, der zu Aufgaben führt und Daten erfassen muss, kann automatisiert werden. Vorausgesetzt, er läuft nach festen, immer gleichen Regeln ab. Menschliche Kreativität und Flexibilität können dadurch nicht ersetzt werden, aber die langweilige Routine sich ständig wiederholender, gleicher Abläufe kann vom Menschen auf eine Maschine übertragen werden. Dies schützt den Menschen vor Abstumpfung, Unzufriedenheit und Burnout und der damit verbundenen Fehleranfälligkeit. Solche Prozesse sind im WMS gut aufgehoben. Der Mensch überwacht, passt an und nutzt sein Potenzial für neue Kunden, neue Produkte, neue Kontakte. Alles andere an Routine nimmt ihm die Prozessautomatisierung ab.

Digitalisierung und Automatisierung sind Grundlage für die digitale Transformation.

Unser Konzept für den Weg in die digitale Transformation umfasst drei Schritte. Digitalisierung und Automatisierung im Büro schaffen die Voraussetzungen für die Themen der digitalen Transformation: Collaboration (agile Teamarbeit auf Basis überall verfügbarer Informationen), Cloud Computing (ortsunabhängiges Arbeiten) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung von Daten und Dokumenten auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).

Die Megatrends des Jahres 2023 (wie z.B. Wissenskultur, New Work, Konnektivität, Künstliche Intelligenz, Globalisierung, Mobilität, Sicherheit, Wissenskultur) fordern uns heraus und können von den Unternehmen nur mit neuen Konzepten, Strukturen und Technologien beantwortet werden. Auch die Megatrends Individualisierung, Silver Society, Gesundheit und Ökologie müssen durch die digitale Transformation adäquat beantwortet werden.

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