Ein unabhängiges Dokumentenmanagement bietet eine zentrale Lösung für alle Unternehmensbereiche und für alle Dokumentenprozesse im Unternehmen. Die Tatsache, dass es dadurch in allen Bereichen Vorteile und Zeitersparnis bringt, spricht eindeutig für ein unabhängiges Dokumentenmanagement. Wird ein Dokumentenmanagement in eine bestehende Anwendung integriert, steht die Lösung nur für einen Teilbereich zur Verfügung. Zudem verfügen Anwendungen wie ERP und CRM oder FIBU bei weitem nicht über alle Möglichkeiten eines DMS. Hier ist das DMS eher ein Kundenbindungsinstrument als eine echte Lösung.

Wir haben unzählige Einzelgespräche zum Thema DMS geführt und immer wieder wurden die gleichen Fragen gestellt. Wir haben diese Themen herausgegriffen und erklären nicht nur ein unabhängiges Dokumentenmanagement und dessen Nutzen.

Wir haben schon eine Lösung für unsere Rechnungen (z.B. im Buchhaltungsprogramm, über DATEV oder beim Steuerberater). Wozu brauche ich dann noch ein Dokumentenmanagement?

Ein unabhängiges Dokumentenmanagement kann in allen Unternehmensbereichen Verbesserungen bringen und arbeitet optimal mit bestehenden Systemen zusammen. Eine Lösung für Eingangs- und Ausgangsrechnungen bringt zunächst Rechtssicherheit in Bezug auf die GoBD und verlässliche Prozesse bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Darüber hinaus kann ein zentrales DMS für mehr Effizienz und sichere Prozesse in allen Abteilungen sorgen. Beispielsweise kann es wichtige Belege zu einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung direkt mit dem Original verknüpfen und so Rückfragen und Prüfungen ohne langes Suchen erleichtern. Ganz gleich, wo die Rechnung sonst noch bearbeitet wird. Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Stückliste, Kommissionierschein usw. sind alle mit dem Vorgang und damit mit der endgültigen Rechnung verknüpft.

Wir drucken die Eingangsrechnungen aus und speichern die Dateien auf dem Computer. Ist das nicht ausreichend?

Hier macht der Gesetzgeber klare Vorgaben. Nach den GoBD müssen elektronische Belege elektronisch „bleiben“. Werden sie ausgedruckt, sind sie keine steuerlich anerkannten Belege mehr. Viele kennen die GoBD nicht im Detail. In unserem Blog „GoBD – muss das sein?“ mehr dazu, damit es nicht Jahre später Überraschungen gibt, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird.

WICHTIG: Ab dem 1.1.2025 ist die Annahme digitaler Rechnungen, die Datensätze zum Inhalt mitliefern (XRechnung, XML, ZUGFeRD etc.) verpflichtend. Ab 2026 auch der Versand. Mehr dazu in unserem Blog „Das Wachstumschancengesetz“.

Wir können in unser ERP-Programm ein DMS integrieren. Brauche ich mehr?

Derzeit bieten Hersteller von ERP-, CRM- oder FIBU-Programmen solche Lösungen an. Dies erscheint auf den ersten Blick sehr komfortabel und manchmal auch kostengünstig. Dennoch ist ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar, wenn das Unternehmen heute und in Zukunft effizient und erfolgreich arbeiten will. Warum das so ist, möchte ich in einigen Punkten darstellen:

1. ERP-DMS archiviert meistens nur ERP-Dokumente und begleitet auch nur ERP Prozesse. Alles andere im Unternehmen bleibt wie es ist.
2. ERP-Programme sind auf die flexible Erfassung unterschiedlichster Dokumente aus verschiedenen Quellen meist nicht vorbereitet. Es fehlen oft Erfassungsvorlagen für die schnelle Ausgabe von Dokumenteninhalten. So sind alle selbst erstellten Dokumente immer schnell im Archiv und miteinander verbunden, aber externe Dokumente, wie Kunden-Korrespondenz, Anfragen, Bestellformulare etc., die von anderen Quellen stammen, werden oft nicht automatisch mit den internen Vorgängen verknüpft.
3. Vor allem aber steht das integrierte DMS System in vielen Fällen nur den Kernprozessen zur Verfügung, die mit dem ERP Programm verbunden sind. Alle anderen Unternehmensbereiche wie Personal, Geschäftsführung, Buchhaltung, Fuhrpark, Vertriebssteuerung, Produktionssteuerung usw. sind oft nicht optimal zu integrieren.
4. Was hinzukommt ist, dass ein Unternehmen, das sich entscheidet ein anderes, besseres ERP-Programm zu kaufen, dann die Daten aus dem Archiv des bestehenden ERP-Programms nur schwer übernehmen kann. Somit ist das integrierte Archiv ein optimales Kundenbindungsinstrument.

Ein unabhängiges Dokumentenmanagement enthält viele Funktionen, die unterschiedlichste Prozesse in allen Bereichen übernehmen können. Diese Funktionen stehen in einem DMS, das in einem ERP integriert ist, oft nicht zur Verfügung.

Wir tun uns schwer bei der Entscheidung wegen des notwendigen Budgets. Mit welchen Kosten muss man denn rechnen?

Neben den Lizenzkosten, die hauptsächlich von der Anzahl der User abhängen, sind natürlich die Kosten für Projektierung, Workshops, Implementierung/Programmierung und Schulung zu berücksichtigen. Die IT-Infrastruktur muss geprüft werden, ob noch Möglichkeiten vorhanden sind, oder zusätzliche Investitionen nötig sind. Doch all diesen Investitionen steht der Nutzen gegenüber, der bei den Anwendern ankommt. Wir haben Beispielkalkulationen erstellt für 5 bis 50 User und festgestellt, dass die Investition sich ca. mit 3,00 € pro User und Werktag berechnet. Also bei 5 Usern ca. 300 € mtl. Im Gegenzug werden sich die verbesserten Abläufe bei 5 Anwendern pro Tag mit mind. 30 Minuten gespartem Zeitaufwand pro Tag, als ca. 10 Stunden pro Monat auswirken. Zeit, die dann für mehr Kunden, mehr Umsatz und mehr Ertrag zur Verfügung steht. Ein unabhängiges Dokumentenmanagement lohnt immer, denn es spart Zeit in allen Unternehmensbereichen und entlastet viele Anwender zugleich.

Ein unabhängiges Dokumentenmanagement ist eine komplexe Angelegenheit. Wie fange ich da am besten an, ohne den Überblick zu verlieren?

In jedem Unternehmen gibt es vordringliche Themen in den Abläufen, die dringend verbessert werden müssen. Einfach eines dieser Themen herausgreifen. Einen Workshop zu genau diesem Thema mit uns vereinbaren und hier austesten, was ein unabhängiges Dokumentenmanagement automatisieren und vereinfachen kann. Denn egal wo man beginnt, das System kann später in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Besser in kleinen Schritten vorankommen und in die Thematik „hineinwachsen“ als den großen Wurf, der die Kollegen eventuell überfordert.
Einfach gleich hier unten einen Termin vereinbaren und erste Informationen zum nächsten Schritt in die digitale Zukunft erhalten.