Das Thema Dokumentenmanagement kann man unter verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Die Tatsache, dass es eine zentrale Lösung für alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens sein kann, spricht eindeutig für ein unabhängiges Dokumentenmanagement. Es kann nicht nur für bestimmte Prozesse eingesetzt werden, sondern stellt die Lösung allen Abteilungen zur Verfügung. Das ist bei integrierten DMS-Lösungen in bestimmten Anwendungsprogrammen eben nicht der Fall. Hier ist das DMS eher ein Kundenbindungsinstrument, als eine echte Lösung für das gesamte Unternehmen.

In den letzten Wochen haben wir mehr als 40 Einzelgespräche zum Thema DMS absolviert und dabei wurden immer wieder dieselben Fragen gestellt. Diese Themen haben wir herausgegriffen und erklären nicht nur ein unabhängiges Dokumentenmanagement und dessen Nutzen.

Wir haben schon eine Lösung für unsere Rechnungen (z.B. im Buchhaltungsprogramm, über DATEV oder beim Steuerberater). Wozu brauche ich dann noch ein Dokumentenmanagement?

Ein unabhängiges Dokumentenmanagement kann in allen Unternehmensbereichen Verbesserungen bringen und arbeitet bestens mit vorhandenen Systemen zusammen. Ein Lösung für Eingangs- und Ausgangsrechnungen bringt zuerst rechtliche Sicherheit gegenüber der GoBD und zuverlässige Abläufe bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Ein zentrales DMS kann darüber hinaus für mehr Effizienz und sichere Abläufe in allen Abteilungen sorgen. Z.B. kann es wichtige Belege zu einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung gleich mit dem Original verknüpfen und so Rückfragen und Prüfungen erleichtern, ohne lange suchen zu müssen. Egal wo die Rechnung sonst verarbeitet wird.

Wir drucken die Eingangsrechnungen aus und speichern die Dateien auf dem Computer. Ist das nicht ausreichend?

Da macht der Gesetzgeber klare Vorgaben. Gemäß GoBD müssen elektronische Dokumente elektronisch „bleiben“. Werden sie ausgedruckt, sind es steuerrechtlich keine anerkannten Belege mehr. Die GoBD ist vielen nicht im Detail bekannt. Deswegen haben wir hier eine kurze Zusammenfassung beigelegt, damit es Jahre später keine Überraschungen gibt, wenn eine Prüfung angekündigt wird.

Wir können in unser ERP-Programm ein DMS integrieren. Brauche ich mehr?

Aktuell bieten Hersteller von ERP, CRM oder FIBU Programmen solche Lösungen an. Das sieht anfangs sehr komfortabel aus und ist auch manchmal kostengünstig. Allerdings verhindert diese Entscheidung nicht den Einsatz eines unabhängigen Dokumentenmanagementsystems, wenn das Unternehmen heute und in der Zukunft effizient und erfolgreich arbeiten soll. Warum das so ist, möchte ich in ein paar Punkten darstellen:

1. ERP-DMS archiviert meistens nur ERP-Dokumente und begleitet auch nur ERP Prozesse. Alles andere im Unternehmen bleibt wie es ist.
2. ERP-Programme sind auf die flexible Erfassung unterschiedlichster Dokumente aus verschiedenen Quellen meist nicht vorbereitet. Es fehlen oft Erfassungsvorlagen für die schnelle Ausgabe von Dokumenteninhalten. So sind alle selbst erstellten Dokumente immer schnell im Archiv und miteinander verbunden, aber externe Dokumente, wie Kunden-Korrespondenz, Anfragen, Bestellformulare etc., die von anderen Quellen stammen, werden oft nicht automatisch mit den internen Vorgängen verknüpft.
3. Vor allem aber steht das integrierte DMS System in vielen Fällen nur den Kernprozessen zur Verfügung, die mit dem ERP Programm verbunden sind. Alle anderen Unternehmensbereiche wie Personal, Geschäftsführung, Buchhaltung, Fuhrpark, Vertriebssteuerung, Produktionssteuerung usw. sind oft nicht optimal zu integrieren.
4. Was hinzukommt ist, dass ein Unternehmen, das sich entscheidet ein anderes, besseres ERP-Programm zu kaufen, dann die Daten aus dem Archiv des bestehenden ERP-Programms nur schwer übernehmen kann. Somit ist das integrierte Archiv ein optimales Kundenbindungsinstrument.

Ein unabhängiges Dokumentenmanagement enthält viele Funktionen, die unterschiedlichste Prozesse in allen Bereichen übernehmen können. Diese Funktionen stehen in einem DMS, das in einem ERP integriert ist, oft nicht zur Verfügung.

Wir tun uns schwer bei der Entscheidung wegen des notwendigen Budgets. Mit welchen Kosten muss man denn rechnen?

Neben den Lizenzkosten, die hauptsächlich von der Anzahl der User abhängen, sind natürlich die Kosten für Projektierung, Workshops, Implementierung/Programmierung und Schulung zu berücksichtigen. Die IT-Infrastruktur muss geprüft werden, ob noch Möglichkeiten vorhanden sind, oder zusätzliche Investitionen nötig sind. Doch all diesen Investitionen steht der Nutzen gegenüber, der bei den Anwendern ankommt. Wir haben Beispielkalkulationen erstellt für 5 bis 50 User und festgestellt, dass die Investition sich ca. mit 3,00 € pro User und Werktag berechnet. Also bei 5 Usern ca. 300 € mtl. Im Gegenzug werden sich die verbesserten Abläufe bei 5 Anwendern pro Tag mit mind. 30 Minuten gespartem Zeitaufwand pro Tag, als ca. 10 Stunden pro Monat auswirken. Zeit, die dann für mehr Kunden, mehr Umsatz und mehr Ertrag zur Verfügung steht. Ein unabhängiges Dokumentenmanagement lohnt immer, denn es spart Zeit in allen Unternehmensbereichen und entlastet viele Anwender zugleich.

Ein zentrales Dokumentenmanagement ist schon eine komplexe Angelegenheit. Wie fange ich da am besten an, ohne den Überblick zu verlieren?

In jedem Unternehmen gibt es vordringliche Themen in den Abläufen, die dringend verbessert werden müssen. Einfach eines dieser Themen herausgreifen. Einen Workshop zu genau diesem Thema mit uns vereinbaren und hier austesten, was ein unabhängiges Dokumentenmanagement automatisieren und vereinfachen kann. Denn egal wo man beginnt, das System kann später in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Besser in kleinen Schritten vorankommen und in die Thematik „hineinwachsen“ als den großen Wurf, der die Kollegen eventuell überfordert.
Einfach gleich hier unten einen Termin vereinbaren und erste Informationen zum nächsten Schritt in die digitale Zukunft erhalten.