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E-Mail-Archivierung: E-Mails revisionssicher und effizient ablegen

E-Mails sind ein zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftskommunikation. Sie sind schneller und moderner als die Verwendung von Papierdokumenten. Die E-Mail-Archivierung ist daher ein sehr relevanter Aspekt Ihrer Informationssicherung. Trotzdem fällt es gerade hier so schwer Regeln zu entwerfen und Automatismen einzurichten.

Per Mail laufen die unterschiedlichsten Prozesse ab, gehe verschiedenste Dokumente von Empfänger zu Sender und werden zunehmend Rechtsgeschäfte abgeschlossen. Entsprechend ist aber auch die rechtliche Relevanz für Ihr Unternehmen zu betrachten und macht eine Nachvollziehbarkeit, unveränderbare Ablage und ein schnelles Wiederfinden für Rückfragen notwendig. Ein Email ist Willensäußerung, die dokumentierbar ist, und Verträge begründen kann. Das alles ist hinreichend bekannt aber trotzdem wird die Sicherung gesendeter und empfangener Emails Drittanbietern irgendwo in der Cloud oder dem Posteingangsfach des einzelnen Anwenders überlassen. Durchgehende Konzepte findet man selten und die rechtlichen Vorschriften aus verschiedenen Gesetzen machen vieles auch nicht gerade leichter.

Das [accantum] DMS kann die E-Mail-Archivierung automatisieren.

Mit der E-Mail Archivierung von [accantum] erfassen Sie manuell oder automatisch von überall Ihre relevanten E-Mails. [accantum] speichert die Dateianhänge optional separat, um diese für eine schnelle Suche und Verwendung in Geschäftsprozessen, beispielsweise im Vertrags- oder Rechnungswesen zu berücksichtigen. Email-Texte können ausgewertet und nach bestimmten Triggern abgelegt oder zur weiteren Verarbeitung an Aufgaben übergeben werden. Sparallel werden trotzdem alle Emails in einem zentralen Ablagesystem gesichert, um den Gesetzen Rechnung zu tragen. Soweit ist technisch gesehen alles möglich und trotzdem greifen oftmals keine zentralen Regelungen.

Während für Emails mit bestimmten Inhalten oder Anlagen (Rechnungen, Verträge) durch separate Posteingänge zielsicher erfasst werden können, gibt es für die zahlreichen individuellen ein- und ausgehenden Emails oftmals keine zufriedenstellende Lösung. Vieles ist zu individuell, um es automatisiert abzufangen.

Bei der E-Mail-Archivierung automatisiert inhaltliche Zusammenhänge herstellen

Trotzdem gibt es Möglichkeiten auch hier die tägliche Arbeit zu unterstützen. Zunächst legt man fest, welche Emails dringend separat gespeichert werden müssen, weil sie bestimmte Vorgänge oder andere Dokumente betreffen. Durch diese Zusammenhänge bekommt man schnelle einen Eindruck, wo die Emails abzulegen bzw. mit was sie zu verknüpfen sind. Ebenso, wie sie bei der Ablage so mit Informationen angereichert werden können, dass man sie wieder findet. Derart gestaltete Emails haben Sie bestimmt schon empfangen. Denken Sie nur an die Antwortmails von Ticketsystemen, die immer im Betreff einen Eintrag haben, den Sie nicht löschen dürfen. Und Ihre Antwort muss oberhalb einer bestimmten Zeile im Mailtext stehen. Das sind Regelungen, die nötig sind, um Email automatisiert zu generieren, zu senden, zu empfangen und abzulegen. Um solche Regeln kommen Sie nicht herum, wenn es um Automatisierung geht.

Für die einfache Ablage eines Emails zu einem Kontext reicht aber auch das [accantum] Outlook Addin oder die [accantum] Dropbox, mit denen man einzelne Emails schnell und durch einfaches Hinzufügen eines Bezugs (Kundennummer, Projektnummer, Rechnungsnummer z.B.) richtig ablegen und verknüpfen kann.

Bei der Email-Archivierung geht mehr als die bloße Ablage in einer großen, unsortierten Cloud irgendwo im weltweiten Äther. Sind Regeln erst mal geschaffen geht es eigentlich recht einfach und sehr flexibel.

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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