Die Email-Archivierung ist daher ein sehr relevanter Aspekt Ihrer Informationssicherung. Ohne automatisierte Email-Archivierung gehen wichtige Informationen eventuell verloren oder sind schlecht zu finden. Sie sind schneller und moderner als die Verwendung von Papierdokumenten. Trotzdem fällt es gerade hier so schwer, Regeln zu entwerfen und Automatismen einzurichten.

Per Mail laufen die unterschiedlichsten Prozesse ab, gehen verschiedenste Dokumente von Empfänger zu Sender und werden zunehmend Rechtsgeschäfte abgeschlossen. Entsprechend ist aber auch die rechtliche Relevanz für Ihr Unternehmen zu betrachten und macht eine Nachvollziehbarkeit, unveränderbare Ablage und ein schnelles Wiederfinden für Rückfragen notwendig. Ein Email ist Willensäußerung, die dokumentierbar ist, und Verträge begründen kann. Das alles ist hinreichend bekannt, aber trotzdem wird die Sicherung gesendeter und empfangener Emails Drittanbietern irgendwo in der Cloud oder dem Posteingangsfach des einzelnen Anwenders überlassen. Durchgehende Konzepte findet man selten und die rechtlichen Vorschriften aus verschiedenen Gesetzen machen vieles auch nicht gerade leichter.

Das [accantum] DMS kann die Email-Archivierung automatisieren.

Mit der E-Mail-Archivierung von [accantum] erfassen Sie manuell oder automatisch von überall Ihre relevanten E-Mails. [accantum] speichert die Dateianhänge optional separat, um diese für eine schnelle Suche und Verwendung in Geschäftsprozessen, beispielsweise im Vertrags- oder Rechnungswesen zu berücksichtigen. Email-Texte können ausgewertet und nach bestimmten Triggern abgelegt oder zur weiteren Verarbeitung an Aufgaben übergeben werden. Parallel werden trotzdem alle Emails in einem zentralen Ablagesystem gesichert, um den Gesetzen Rechnung zu tragen. Soweit ist technisch gesehen alles möglich und trotzdem greifen oftmals keine zentralen Regelungen.

Während Emails mit bestimmten Inhalten oder Anlagen (Rechnungen, Verträge) durch separate Posteingänge zielsicher erfasst werden können, gibt es für die zahlreichen individuellen ein- und ausgehenden Emails oftmals keine zufriedenstellende Lösung. Vieles ist zu individuell, um es automatisiert abzufangen.

Bei der Email-Archivierung automatisiert inhaltliche Zusammenhänge herstellen

Trotzdem gibt es Möglichkeiten auch hier die tägliche Arbeit zu unterstützen. Zunächst legt man fest, welche Emails dringend separat gespeichert werden müssen, weil sie bestimmte Vorgänge oder andere Dokumente betreffen. Durch diese Zusammenhänge bekommt man schnell einen Eindruck, wo die Emails abzulegen bzw. mit was sie zu verknüpfen sind. Ebenso, wie sie bei der Ablage so mit Informationen angereichert werden können, dass man sie wieder findet. Derart gestaltete Emails haben Sie bestimmt schon empfangen. Denken Sie nur an die Antwortmails von Ticketsystemen, die immer im Betreff einen Eintrag haben, den Sie nicht löschen dürfen. Und Ihre Antwort muss oberhalb einer bestimmten Zeile im Mailtext stehen. Das sind Regelungen, die nötig sind, um Emails automatisiert zu generieren, zu senden, zu empfangen und abzulegen. Um solche Regeln kommen Sie nicht herum, wenn es um Automatisierung geht.

Für die einfache Ablage eines Emails zu einem Kontext reicht aber auch das [accantum] Outlook Addin oder die [accantum] Dropzone, mit denen man einzelne Emails schnell und durch einfaches Hinzufügen eines Bezugs (Kundennummer, Projektnummer, Rechnungsnummer z.B.) richtig ablegen und verknüpfen kann.

Erster Prozess: Postfacharchivierung

Bei der Postfach Archivierung werden definierte Postfächer durch den E-Mail Connector überwacht
und gemäß dem nachgelagerten DMS Regelwerk archiviert. Mit der Postfach Archivierung können auch Altbestände archiviert werden, was mit der Journal Archivierung nicht möglich ist. Ferner können bei dieser auch Unterordner und deren Struktur mit archiviert werden. Das Outlook Add-In ermöglicht die manuelle Outlook Postfach Archivierung und direkte Suche aus Outlook im Archiv. Verfügbar für lokal installierte Outlook Clients ab Version 2013.

Zweiter Prozess: Journalarchivierung

Das ist eine rechtssichere Email-Archivierung, denn E-Mails können vor der Archivierung nicht mehr verändert werden. Die E-Mail wird beim Versand / Empfang in einen Journal Umschlag „gepackt“ und an ein definiertes Journalpostfach geschickt. In der Regel befindet sich das Journalpostfach auf dem gleichen Exchange E-Mail Server, kann aber auch ein beliebiges anderes Postfach sein. Im Gegensatz zur On Premise Variante darf das Journalpostfach kein Postfach der gleichen Domäne sein. Dieses Postfach wird überwacht und die E-Mail abgegriffen und gemäß dem nachgelagerten DMS Regelwerk archiviert.
Hierbei kann unterschieden werden ob alle ein– und ausgehenden E-Mails und / oder auch interne
E-Mails archiviert werden sollen. E-Mail Archivierung über POP3 für beliebige E-Mail Systeme und Exchange Server ab Version 2013.

Bei der Email-Archivierung geht mehr als die bloße Ablage in einer großen, unsortierten Cloud irgendwo im weltweiten Äther. Sind Regeln erst mal geschaffen geht es eigentlich recht einfach und sehr flexibel. Und Regeln sind wichtig, weil mit DSGVO und GoBD klar festgelegt wurde, was sein darf und was nicht.