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Digitaler Transformationsprozess macht auch Angst, wenn man die menschliche Komponente vergisst!

Digitaler Transformationsprozess und Psychologie scheinen erst mal ohne Bezug zueinander zu stehen. Aber nach meiner Erfahrung ist die Psychologie ein ganz wesentlicher Aspekt, den es in diesen Zeiten des Umbruchs zu berücksichtigen gilt. Als Dokumentenmanager habe ich in den letzten Jahren immer wieder Projekte zum Thema Digitalisierung und Automatisierung im Büro begleitet, geplant und bei der Umsetzung geholfen. Dabei habe ich erfahren, dass die Menschen in den Büros ganz unterschiedlich auf die Veränderungen reagieren.

Norbert Seibt – Dokumentenmanager und Heilpraktiker für Psychotherapie in einer Person.

Ein digitaler Transformationsprozess ist sowohl Ursache für Freude am Neuen und Zuversicht in der Veränderung, aber auch für ängstliche Skepsis bis hin zur offenen Ablehnung. Schon immer war es mir ein Anliegen aus Betroffenen Beteiligte zu machen und möglichst alle „an Bord“ zu holen. Aber als externer Berater für Digitalisierung stehen mir dafür nur begrenzte Möglichkeiten zur Verfügung.

Von Anfang an die Sorgen und Bedenken der Beteiligten ernst nehmen.

Neben den technischen und organisatorischen Themen in DMS Projekten ist ein wichtiger Punkt der Umgang mit den Beteiligten und deren Meinungen und Bedenken. In meiner Erfahrung wird dieser Bereich aber in den Entscheidungsphasen zu wenig implementiert. Die Entscheider beziehen diese Themen zu wenig ein und später stößt man auf berechtigten Widerstand. Während digitaler Transformationsprozess für einen Mitarbeiter ein klarer Vorteil ist, kann beim Kollegen Ängste und Sorgen auslösen. Ich habe das in der Praxis durchaus auch als offene Blockade bis hin zur Verweigerungshaltung erlebt, die soweit ging, dass Prozesse einfach nicht richtig ausgeführt wurden und das System damit immer wieder „sabotiert“ wurde.

Meine Ausbildung zum Burnout-Berater hat meine Erfahrungen untermauert.

Nach meiner Ausbildung und Prüfung zum Heilpraktiker für Psychotherapie begann ich mit der Fortbildung zum Burnout-Berater. Es geht um die Auseinandersetzung mit den Ursachen und Folgen von Stress und der Entwicklung bis hin zum Burnout. Burnout ist keine Krankheit, sondern das Ende einer teilweise langjährigen Entwicklung. Das betriebliche Gesundheitsmanagement setzt sich mit dem Begriff salutogene Arbeit auseinander. Wann ist eine Arbeitsumgebung gesundheitsfördern, wann ist „krankmachend“. Viele Ansichten hierzu haben mir erklärt, warum ein digitaler Transformationsprozess der Arbeitsweise einhergeht mit Veränderungen der Arbeitssituation. Dadurch ausgelöste Unsicherheiten in der Anwendung bedeuten Stress für den Mitarbeiter und je länger das Problem besteht, desto mehr manifestieren sich die Stresssymptome im Körper. Die Folge ist eine chronische Abwärtsspirale, wenn man keine Gegenmaßnahmen ergreift. Also wird die Einführung eines komplexen DMS-Systems durchaus auch eine Herausforderung in der Neubewertung der Arbeitssituation nach sich ziehen.

Was hat die Einführung eines modernen DMS mit betrieblichen Gesundheitsmanagement zu tun?

Das obige Thema ist mit Sicherheit kein Plädoyer gegen die Einführung eines im Unternehmen konsequent umzusetzenden DMS-Projekts. Ein digitaler Transformationsprozess ist eine wichtige Grundlage, um sich an die neuen Technologien und die neuen Herausforderungen im Markt und in der Wettbewerbssituation anzupassen. Aber auch die Arbeitssituation des einzelnen Mitarbeiters wird sich ohne ein professionelles DMS zunehmend verschlechtern und die Grundlage für Belastung und Stress bieten. Denn ohne DMS lösen einige alt bekannte Situationen aufgrund der immer schneller und komplexer werdenden Arbeitszyklen wirklich Stress aus:

Es fehlt manchmal der Überblick, ob man nach Papier oder nach Datei, im Outlook, auf dem Server oder in der Projektverwaltung suchen muss.


  • Wichtige Genehmigungen und rechtlich notwendige Formulare fehlen
  • Komplexere Abläufe ohne Automatisierung erhöhen Jahr für Jahr das „Dran-denken-müssen“
  • Auch ohne Konzept stecken wir mitten in der Digitalisierung, aber sind dann allein gelassen
  • Der Zeitdruck steigt, da moderne Kommunikationsmittel eine nahezu „Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit„ erzwingen.
  • Erhöhte Dokumentationspflichten und vorgeschriebene Datenschutzregeln erhöhen den Verwaltungsaufwand.
  • Neue Technologien werden „ganz nebenbei“ im Unternehmen eingeführt ohne ein sinnvolles Konzept, ohne notwendige Basisschulungen und nachfolgende Trainings.
  • Und so weiter…..

Ein digitaler Transformationsprozess auf Basis eines sinnvoll und strukturiert aufgebauten DMS Projekt kann unter Einbeziehung aller Betroffenen vielen dieser Ursachen den Boden entziehen. Damit ist es, meiner Meinung nach, ein wichtiger Beitrag zum betrieblichen Gesundheitsmanagement. Ein digitaler Transformationsprozess ist deswegen ebenso wichtig wie der passende Stuhl, der richtige Schreibtisch und die augenschonende Beleuchtung. Denn das alles hilft nicht gegen Verspannungen und Stress, wenn die Vorgänge, die über diesen Schreibtisch laufen, auch bei gutem Licht betrachtet, den Anwender fast von seinem ergonomisch optimierten Stuhl fallen lassen.

Gerade heute ist es wichtig diese Themen aus zwei Blickwinkeln zu betrachten.

Deswegen sehe ich in meiner zweiten beruflichen Ausrichtung eine sinnvolle Ergänzung zu meiner Tätigkeit als Dokumentenmanager. Die Pandemie hat die Veränderungen noch beschleunigt und oft war gar keine Zeit mehr für ausreichende Vorbereitung und Realisierung so mancher Veränderungen. Umso wichtiger ist deswegen die Nachbearbeitung, um zu verhindern, dass wir erst später auch negative Folgen der digitalen Ausrichtung zu spüren bekommen durch zunehmenden Krankenstand und Kündigungen.

Nutzen Sie diese Expertise, um vollendete, bestehende und zu planende Projekte unter diesem Gesichtspunkt abzusichern. Lassen Sie neben allen technischen und organisatorischen Aspekten auch das Thema „Gesundheitsfördernde Arbeitsumgebung“ im Rahmen einer Informationsveranstaltung oder eines Workshops in das Projekt mit einbeziehen.

Mein Blog zum Thema „Salutogene Arbeitsbedingungen als Schutz vor Burnout – ein Dokumentenmangement-System kann helfen!“

Die Website meiner Praxis in Rosenheim und Vilseck.

Weiterführender Bog zu dem Thema: Salutogene Arbeitsbedingungen als Schutz vor Burnout – ein Dokumentenmangement-System kann helfen!

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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